Email to podstawowe narzędzie jakiego używamy na komputerze.Codziennie odbieramy wiadomości, wysyłamy je. Ta popularna forma komunikacji wymaga jednak pewnej wiedzy by była profesjonalna, zrozumiała i bezbłędna. Zobaczmy zatem co kryje w sobie wiadomość z której korzystamy tak często i co jeszcze możemy w niej poprawić.

Wiesz jak działa autouzupełnianie? Ta funkcjonalność pozwala na szybsze i bardziej sprawne korzystanie z każdego programu do obsługi emaili. Wpisujesz początkowe litery adresata, a program sam podpowiada co dalej – teraz wystarczy wybrać odpowiedni adres i gotowe! Nie ma potrzeby wpisywania go w całości. Ogromnym plusem tej funkcjonalności jest brak pomyłek w adresach. Po uzupełnieniu książki adresowej wszystkie adresy wpisywane w odpowiednim polu, będą korzystać z autouzupełnienia. Warto jednak dokładnie sprawdzać czy wybraliśmy dobry adres.

Jak to jest z tymi odbiorcami? W oknie tworzenia nowej wiadomości mamy nie tylko pole “do”, ale również “dw” i “udw”. Pierwszy skrót oznacza “do wiadomości” – używamy ich kiedy chcemy by osoby dodane widziały kto dokładnie otrzymał wiadomość. W przypadku “udw” co znaczy “ukryte do wiadomości” pozwala na ukrycie wszystkich adresatów wiadomości. Jeśli wiadomość którą otrzymałeś posiada wielu odbiorców, należy wybrać do kogo dokładnie wysyłamy odpowiedź i czy mają ją widzieć wszystkie te osoby. “Odpowiedź do nadawcy” wyśle wiadomośc tylko do nadawcy, natomiast używając “odpowiedz wszystkim” wyśle wiadomość do wszystkich osób z pola “do wiadomości”. Wysyłając wiadomość “udw” trzeba uważać na osobę odpowiadającą – jeśli będzie ona dodana jako osoba ukryta, a następnie odpowie wszystkim na wiadomość, sytuacja w pracy może być nieprzyjemna. Kiedy dostajesz wiadomość jako osoba ukryta, pamiętaj by odpisywać wyłącznie osobie która wysłała ci wiadomość.

Listy wysyłkowe to kolejna możliwość email. Listy wysyłkowe są zbiorem adresów mailowych, które reprezentuje jeden, główny adres. Wiadomość wysyłana w ten sposób ma formę zwykłego listu i dociera do wszystkich odbiorców listy ( grupa@email.com). Z tego rodzaju wiadomości korzysta bardzo wiele przedsiębiorstw w których pracuje kilka tysięcy osób. W takim przypadku osoba otrzymująca wiadomość może odpowiedzieć wszystkim lub wyłącznie nadawcy wiadomości, a można wybrać konkretną osobę z grupy do której chcemy wysłać wiadomość.

A co z emocjami? W dzisiejszych czasach pracownicy, szefowie i partnerzy bardzo często piszą za szybko. Kierują się emocjami i używają obraźliwych słów w pismach zawodowych. Czasami warto dać sobie chwilę na odetchnięcie, uspokojenie się by nie stracić przez taki wybryk pracy.Daj sobie kilka chwil, wyjdź na powietrze i wróć do pisania wiadomości.

Na sam koniec została prywatność o którą warto dbać. Poczta elektroniczna jest zwykle dobrze szyfrowana, ale warto sprawdzić jakie jeszcze zabezpieczenia może nam zaoferować dodatkowe oprogramowanie. Wysyłanie wiadomości poniekąd zabiera prywatność – twój adres znajduje się już w obiegu, podobnie jak wysłana wiadomość. Jeśli jest to firmowy adres, pracodawca ma prawo do śledzenia wiadomości które z niego wychodzą.